For at give en klar og gennemskuelig information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger har vi inddelt vores Privatlivspolitik i forskellige afsnit. Afhængig af om du er kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent), om du bruger vores websites og/eller modtager markedsføring, nyhedsbreve o.lign. fra os, så gælder forskellige dele af politikken for dig.
2 A. Kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent):
Formål med behandling:
Vi indsamler og behandler personoplysninger om kunder, leverandører og samarbejdspartnere og personer med tilknytning til disse, f.eks. medarbejdere eller konsulenter, for at vi kan kommunikere og samarbejde om indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed eller organisation, du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent) samt efterkomme anmodninger fra dig.
Kategorier af oplysninger vi behandler:
Vi behandler almindelige personoplysninger som navn, stilling, kontaktoplysninger herunder f.eks. navn på den virksomhed eller organisation som du arbejder for, adresse, e-mail og telefonnummer, brugernavn mv.
Kilder:
Vi indsamler personoplysningerne fra følgende kilder:
Direkte fra dig eller den virksomhed eller organisation, som du er tilknyttet (fx som medarbejder eller konsulent).
Behandlingsgrundlag:
Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:
Når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, eller for at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os (artikel 6, stk. 1 (b))
Når behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse for os (artikel 6, stk. 1 (c)). I visse tilfælde er vi retligt forpligtet til at opbevare materiale, hvori dine personoplysninger indgår. Det kan f.eks. være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringslovgivningen.
Modtagere:
Vi kan i nødvendigt omfang dele dine personoplysninger med:
- de kunder, leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os (evt. som databehandlere) eller som vi samarbejder med, med henblik på indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed/organisation, som du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent). Dvs. vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører af it-værktøjer og konsulentsamarbejdspartnere.
- vores revision, advokater, eksterne rådgivere
- koncernforbundne virksomheder til os i det omfang det er lovligt.
Overførsel til lande uden for EU/EØS:
Enkelte af vores leverandører og serviceleverandører af forskellige it-værktøjer, herunder samarbejdsværktøjer, befinder sig uden for EU/EØS. Det forekommer derfor, at vi deler dine personoplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS (tredjelande). Det forudsætter dog, at:
- det pågældende tredjeland/virksomhed i tredjelandet af EU Kommissionen er vurderet som et land/en virksomhed, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger
- der mellem os og den pågældende modtager af dine personoplysninger er indgået standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU Kommissionen
- at den pågældende modtager har tilsluttet sig et godkendt adfærdskodeks eller en godkendt certificeringsordning eller den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules)
Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuelt kopi af hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS ved at skrive til os, jf. pkt. 1.
Opbevaring:
Vi opbevarer personoplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:
- varetage de formål, der er nævnt ovenfor
dokumentere:
- vores ret til behandling af personoplysningerne samt
- vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. bogføringslovgivningen (der stiller krav om, at vi skal gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører),
ift. forældelse af straf- og erstatningsansvar samt andre retslige krav, hvis relevant. Hvis det ikke er relevant, så sletter vi oplysningerne forinden.
2 B. Bruger af vore websites og/eller modtager af markedsføring, nyhedsbreve o.lign.
Formål:
Vi indsamler og behandler personoplysninger til markedsføringsmæssige formål. Det kan f.eks. være til at målrette vores kommunikation med dig på baggrund af dine arbejds- og interesseområder samt sende dig relevant markedsføring, information og inspiration i form af bl.a. nyhedsbreve og invitationer til arrangementer, whitepapers samt information om nye løsninger/services mv.
Udenrigsministeriet forbeholder sig ret til at indsamle oplysning om din IP-adresse. En IP-adresse er et unikt nummer, som tildeles de netværksenheder, fx computere, der kommunikerer med hinanden over internettet. Udenrigsministeriet anvender din og andre brugeres IP-adresse til målretning af kommunikation/markedsføring samt til statistiske formål.
Vi indsamler og behandler oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside for at analysere brugen af vores hjemmeside, optimere brugeroplevelsen og målrette vores kommunikation til dig. Vi indsamler oplysningerne på baggrund af cookies i overensstemmelse med vores Cookiepolitik. Cookies er små datafiler, som gemmes på en brugeres it-udstyr for at kunne genkende enheden. Som udgangspunkt kan indsamlede oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside på baggrund af cookies ikke henføres til dig som person. Men hvis du via vores hjemmeside har anmodet om eller accepteret, at du vil modtage markedsføring, nyhedsbreve, invitationer til arrangementer, whitepapers eller lign., kobler vi disse personoplysninger med din adfærd på vores hjemmeside med henblik på at målrette vores kommunikation og markedsføring, herunder f.eks. det vi præsenterer på vores hjemmeside og annoncering på andres hjemmesider.
Hvis du har givet samtykke til det, anvender vi dit navn, e-mailadresse samt dine oplysninger om faglige interesseområder til at sende e-mails med markedsføringsmateriale i form af f.eks. nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv. Hvis du tillige har oplyst din titel og virksomhed (det er frivilligt), så anvender vi disse oplysninger til at målrette indholdet af de nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv., som vi sender til dig, inden for dine valgte interesseområder. Vi målretter ved at udvælge indhold, som vi vurderer er mest interessant for dig ift. din oplyste titel (arbejdsfunktion).
Endvidere anvender vi personoplysninger om dit navn, mail, telefonnummer, virksomhed og stilling til at efterkomme din anmodning om at få adgang til/modtage specifikt beskyttet indhold på vores hjemmeside, f.eks. et whitepaper, samt efterfølgende blive kontaktet af os i salgsøjemed og til statistiske og analysemæssige formål.
Kategorier af oplysninger:
- Vi indsamler almindelige personoplysninger som f.eks. navn, stilling, fag/arbejdsområde, ansættelsessted, kontaktoplysninger, faglige interesseområder og i nogle tilfælde IP-adresser, din adfærd på vores hjemmeside.
Kilder:
Vi indsamler personoplysninger fra dig og via cookies, som du accepterer på vores hjemmeside.
Behandlingsgrundlag:
Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:
Når du har givet samtykke til at modtage e-mails fra os med nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv. (artikel 6, stk. 1 (a)). Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til at modtage nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv. pr. e-mail ved at benytte afmeldingslinket i e-mail-udsendelserne. Din tilbagekaldelse af samtykke berører ikke lovligheden af de e-mails med nyhedsbreve og invitationer, som vi har udsendt forud for din tilbagekaldelse af samtykket. Når vi giver dig adgang til/sender specifikt beskyttet indhold på vores hjemmeside og efterfølgende kontakter dig i salgsøjemed er det også baseret på dit samtykke. Hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så sker sådan videregivelse af oplysninger om dig til tredjeparten på baggrund heraf.
Når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os (artikel 6, stk. 1 (b)).
Modtagere:
Vi videregiver eller overlader personoplysninger om dig til følgende modtagere:
- databehandlere, der bistår os med udsendelse af nyhedsbreve, målretning af markedsføring/annoncering og til statiske formål og
- tredjeparter: hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så sker indsamling/videregivelse af oplysninger til de pågældende tredjeparter i overensstemmelse med vores Cookiepolitik. Vore websites benytter således f.eks. Googles tjenester til statistiske og markedsføringsmæssige formål og Facebook til markedsføringsmæssige formål. Læs mere om grundlaget for Googles behandling af personoplysninger i Googles privatlivs- og persondatapolitik og dine muligheder for administration af dine privatlivsindstillinger på Googles hjemmeside www.google.com. Læs mere om grundlaget for Facebooks behandling af personoplysninger i Facebooks information om beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed og dine muligheder for administration af dine privatlivs-indstillinger på Facebooks hjemmeside www.facebook.com.
Overførsel til lande uden for EU/EØS:
Hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så kan der ske videregivelse af oplysninger om dig til tredjeparten på baggrund heraf. I givet fald kan Google og Facebook – afhængig af dine privatlivsindstillinger hos disse tjenester – på baggrund af cookies sat af disse tjenester via vores hjemmeside, indsamle og opbevare dine data (eks. IP-adresse og cookie data) på udenlandske servere uden for EU/EØS. Google og Facebook er begge certificeret under Privacy Shield-aftalen.
Opbevaring:
Vi opbevarer personoplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:
- varetage de formål, der er nævnt ovenfor
dokumentere:
- vores ret til behandling af personoplysningerne samt
- vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. markedsføringslovgivningen,
ift. forældelse af straf- og erstatningsansvar samt andre retslige krav, hvis relevant. Hvis det ikke er relevant, så sletter vi personoplysningerne forinden.
F.eks. vil vi opbevare oplysninger vedr. dit samtykke og evt. tilbagekaldelse af dit samtykke til modtagelse af e-mail med nyhedsbreve og invitationer til arrangementer i op til 2 år efter seneste e-mailforsendelse af nyhedsbreve og invitationer.
