persondatapolitik

Denne Privatlivspolitik beskriver, hvordan Udenrigsministeriet (”vi” eller ”os”) behandler dine personoplysninger efter indførelsen af EU’s Databeskyttelsesforordning (og omtale af artikler nedenfor henviser til EU’s Databeskyttelsesforordning). Privatlivspolitikken er gældende for de personoplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig som led i kundeforhold, leverandørforhold eller andet samarbejdsforhold, som bruger af vores services eller ved færden på vores hjemmesider mv. I Privatlivspolitikken kan du læse om, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer personoplysninger om dig m.m.

Personoplysninger kan også være omfattet af en anden privatlivspolitik hos os, som vi oplyser om i forbindelse med en konkret service, et konkret website eller en konkret behandling. Sådanne personoplysninger er ikke dækket af denne Privatlivspolitik (medmindre andet fremgår af den pågældende anden privatlivspolitik).

Vores Privatlivspolitik er opdelt under følgende overskrifter:

1. Kontaktoplysninger for dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver
2. Beskrivelse af behandling af personoplysninger
2 A. Kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent)
2 B. Bruger af websites og/eller modtager af markedsføring, nyhedsbreve o.lign.
3. Personoplysninger til tredjeparter
4. Cookies
5. Udenrigsministeriet-udviklede apps
6. Dine rettigheder
7. Sikkerhed
8. Klage til Datatilsynet
9. Opdatering af denne politik

 

1. Kontaktoplysninger for dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver

Udenrigsministeriet er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Her ser du vores konktaktoplysninger:

Udenrigsministeriet
Asiatisk Plads 2, 1448 København K
CVR-nr.: 43271911
Telefon: +45 3392 0000
E-mail: [email protected]

Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes her:

E-mail: [email protected]
Telefon: +45 3392 1965

Udenrigsministeriet

Asiatisk Plads 2, 1448 København K
CVR-nr.: 43271911

2. Beskrivelse af behandling af personoplysninger

For at give en klar og gennemskuelig information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger har vi inddelt vores Privatlivspolitik i forskellige afsnit. Afhængig af om du er kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent), om du bruger vores websites og/eller modtager markedsføring, nyhedsbreve o.lign. fra os, så gælder forskellige dele af politikken for dig.

2 A. Kunde, leverandør, samarbejdspartner eller person med tilknytning til disse (f.eks. medarbejder eller konsulent):

Formål med behandling:

Vi indsamler og behandler personoplysninger om kunder, leverandører og samarbejdspartnere og personer med tilknytning til disse, f.eks. medarbejdere eller konsulenter, for at vi kan kommunikere og samarbejde om indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed eller organisation, du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent) samt efterkomme anmodninger fra dig.

Kategorier af oplysninger vi behandler:

Vi behandler almindelige personoplysninger som navn, stilling, kontaktoplysninger herunder f.eks. navn på den virksomhed eller organisation som du arbejder for, adresse, e-mail og telefonnummer, brugernavn mv.

Kilder:

Vi indsamler personoplysningerne fra følgende kilder:

Direkte fra dig eller den virksomhed eller organisation, som du er tilknyttet (fx som medarbejder eller konsulent).

Behandlingsgrundlag:

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

Når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, eller for at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os (artikel 6, stk. 1 (b))

Når behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse for os (artikel 6, stk. 1 (c)). I visse tilfælde er vi retligt forpligtet til at opbevare materiale, hvori dine personoplysninger indgår. Det kan f.eks. være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringslovgivningen.

Modtagere:

Vi kan i nødvendigt omfang dele dine personoplysninger med:

• de kunder, leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os (evt. som databehandlere) eller som vi samarbejder med, med henblik på indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed/organisation, som du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent). Dvs. vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører af it-værktøjer og konsulentsamarbejdspartnere.

• vores revision, advokater, eksterne rådgivere

• koncernforbundne virksomheder til os i det omfang det er lovligt.

Overførsel til lande uden for EU/EØS:

Enkelte af vores leverandører og serviceleverandører af forskellige it-værktøjer, herunder samarbejdsværktøjer, befinder sig uden for EU/EØS. Det forekommer derfor, at vi deler dine personoplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS (tredjelande). Det forudsætter dog, at:

• det pågældende tredjeland/virksomhed i tredjelandet af EU Kommissionen er vurderet som et land/en virksomhed, der generelt enten via lovgivning eller via andre foranstaltninger sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger

• der mellem os og den pågældende modtager af dine personoplysninger er indgået standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU Kommissionen

• at den pågældende modtager har tilsluttet sig et godkendt adfærdskodeks eller en godkendt certificeringsordning eller den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler (Binding Corporate Rules)

Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuelt kopi af hvilke fornødne garantier, der udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS ved at skrive til os, jf. pkt. 1.

Opbevaring:

Vi opbevarer personoplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:

• varetage de formål, der er nævnt ovenfor

dokumentere:

• samarbejdet

• vores ret til behandling af personoplysningerne samt

• vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. bogføringslovgivningen (der stiller krav om, at vi skal gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører),

ift. forældelse af straf- og erstatningsansvar samt andre retslige krav, hvis relevant. Hvis det ikke er relevant, så sletter vi oplysningerne forinden.

2 B. Bruger af vore websites og/eller modtager af markedsføring, nyhedsbreve o.lign.

Formål:

Vi indsamler og behandler personoplysninger til markedsføringsmæssige formål. Det kan f.eks. være til at målrette vores kommunikation med dig på baggrund af dine arbejds- og interesseområder samt sende dig relevant markedsføring, information og inspiration i form af bl.a. nyhedsbreve og invitationer til arrangementer, whitepapers samt information om nye løsninger/services mv.
Udenrigsministeriet forbeholder sig ret til at indsamle oplysning om din IP-adresse. En IP-adresse er et unikt nummer, som tildeles de netværksenheder, fx computere, der kommunikerer med hinanden over internettet. Udenrigsministeriet anvender din og andre brugeres IP-adresse til målretning af kommunikation/markedsføring samt til statistiske formål.

Vi indsamler og behandler oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside for at analysere brugen af vores hjemmeside, optimere brugeroplevelsen og målrette vores kommunikation til dig. Vi indsamler oplysningerne på baggrund af cookies i overensstemmelse med vores Cookiepolitik. Cookies er små datafiler, som gemmes på en brugeres it-udstyr for at kunne genkende enheden. Som udgangspunkt kan indsamlede oplysninger om din adfærd på vores hjemmeside på baggrund af cookies ikke henføres til dig som person. Men hvis du via vores hjemmeside har anmodet om eller accepteret, at du vil modtage markedsføring, nyhedsbreve, invitationer til arrangementer, whitepapers eller lign., kobler vi disse personoplysninger med din adfærd på vores hjemmeside med henblik på at målrette vores kommunikation og markedsføring, herunder f.eks. det vi præsenterer på vores hjemmeside og annoncering på andres hjemmesider.

Hvis du har givet samtykke til det, anvender vi dit navn, e-mailadresse samt dine oplysninger om faglige interesseområder til at sende e-mails med markedsføringsmateriale i form af f.eks. nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv. Hvis du tillige har oplyst din titel og virksomhed (det er frivilligt), så anvender vi disse oplysninger til at målrette indholdet af de nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv., som vi sender til dig, inden for dine valgte interesseområder. Vi målretter ved at udvælge indhold, som vi vurderer er mest interessant for dig ift. din oplyste titel (arbejdsfunktion).

Endvidere anvender vi personoplysninger om dit navn, mail, telefonnummer, virksomhed og stilling til at efterkomme din anmodning om at få adgang til/modtage specifikt beskyttet indhold på vores hjemmeside, f.eks. et whitepaper, samt efterfølgende blive kontaktet af os i salgsøjemed og til statistiske og analysemæssige formål.

Kategorier af oplysninger:

• Vi indsamler almindelige personoplysninger som f.eks. navn, stilling, fag/arbejdsområde, ansættelsessted, kontaktoplysninger, faglige interesseområder og i nogle tilfælde IP-adresser, din adfærd på vores hjemmeside.

Kilder:

Vi indsamler personoplysninger fra dig og via cookies, som du accepterer på vores hjemmeside.

Behandlingsgrundlag:

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

Når du har givet samtykke til at modtage e-mails fra os med nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv. (artikel 6, stk. 1 (a)). Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til at modtage nyhedsbreve og invitationer til arrangementer mv. pr. e-mail ved at benytte afmeldingslinket i e-mail-udsendelserne. Din tilbagekaldelse af samtykke berører ikke lovligheden af de e-mails med nyhedsbreve og invitationer, som vi har udsendt forud for din tilbagekaldelse af samtykket. Når vi giver dig adgang til/sender specifikt beskyttet indhold på vores hjemmeside og efterfølgende kontakter dig i salgsøjemed er det også baseret på dit samtykke. Hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så sker sådan videregivelse af oplysninger om dig til tredjeparten på baggrund heraf.

Når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os (artikel 6, stk. 1 (b)).

Modtagere:

Vi videregiver eller overlader personoplysninger om dig til følgende modtagere:

• databehandlere, der bistår os med udsendelse af nyhedsbreve, målretning af markedsføring/annoncering og til statiske formål og

• tredjeparter: hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så sker indsamling/videregivelse af oplysninger til de pågældende tredjeparter i overensstemmelse med vores Cookiepolitik. Vore websites benytter således f.eks. Googles tjenester til statistiske og markedsføringsmæssige formål og Facebook til markedsføringsmæssige formål. Læs mere om grundlaget for Googles behandling af personoplysninger i Googles privatlivs- og persondatapolitik og dine muligheder for administration af dine privatlivsindstillinger på Googles hjemmeside www.google.com. Læs mere om grundlaget for Facebooks behandling af personoplysninger i Facebooks information om beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed og dine muligheder for administration af dine privatlivs-indstillinger på Facebooks hjemmeside www.facebook.com.

Overførsel til lande uden for EU/EØS:

Hvis du har givet samtykke til brug af tredjepartscookies, der gør det muligt at udlede personoplysninger om dig, jf. vores Cookiepolitik, så kan der ske videregivelse af oplysninger om dig til tredjeparten på baggrund heraf. I givet fald kan Google og Facebook – afhængig af dine privatlivsindstillinger hos disse tjenester – på baggrund af cookies sat af disse tjenester via vores hjemmeside, indsamle og opbevare dine data (eks. IP-adresse og cookie data) på udenlandske servere uden for EU/EØS. Google og Facebook er begge certificeret under Privacy Shield-aftalen.

Opbevaring:

Vi opbevarer personoplysninger om dig, så længe vi har behov for at kunne:

• varetage de formål, der er nævnt ovenfor

dokumentere:

• vores ret til behandling af personoplysningerne samt

• vores overholdelse af regler om behandling af personoplysninger og anden lovgivning, f.eks. markedsføringslovgivningen,

ift. forældelse af straf- og erstatningsansvar samt andre retslige krav, hvis relevant. Hvis det ikke er relevant, så sletter vi personoplysningerne forinden.

F.eks. vil vi opbevare oplysninger vedr. dit samtykke og evt. tilbagekaldelse af dit samtykke til modtagelse af e-mail med nyhedsbreve og invitationer til arrangementer i op til 2 år efter seneste e-mailforsendelse af nyhedsbreve og invitationer.

 

3. Persondata til tredjeparter

Vi sælger, offentliggør eller viderebringer som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til en tredjepart uden dit samtykke, medmindre det er nødvendigt for at fuldføre en aftale eller transaktion og nødvendigt for at sikre overholdelse af gældende dansk lovgivning. For at kunne opfylde en aftale, vil det dog være nødvendigt at viderebringe dine oplysninger til vores samarbejdspartnere for at kunne levere vores varer eller tjenesteydelser til dig.

4. Cookies

Om brug af cookies se venligst vores Cookiepolitik. Hvis cookies indebærer registrering af personoplysninger vil det fremgå af vores Cookiepolitik og/eller denne Privatlivspolitik. 

5. Udenrigsministeriet-udviklede apps

Om persondata indsamlet via Udenrigsministeriet-udviklede apps se venligst behandling af persondata i Udenrigsministeriet-apps. http://um.dk/da/rejse-og-ophold/rejse-til-udlandet/saadan-behandler-vi-dine-persondata

6. Dine rettigheder

Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os. Se vores kontaktoplysninger i punkt 1.

Vi vil efterkomme din anmodning snarest muligt i overensstemmelse med gældende lovgivning. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, herunder formålene med behandlingen, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan - af grunde, der vedrører din særlige situation – bede os om ikke at behandle dine personoplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse), herunder profilering baseret på disse bestemmelser. Det fremgår af denne Privatlivspolitik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Vi må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring og profilering i forbindelse med markedsføring. Herefter må vi ikke længere behandle personoplysningerne til dette formål.

Frivillighed:

Når vi indsamler personoplysninger fra dig, er det frivilligt om du vil give oplysningerne til os. Hvis du ikke giver os personoplysningerne, kan konsekvensen være, at vi ikke kan varetage formålene ovenfor, herunder

• at vi ikke kan indgå i en kunde-/leverandør- eller anden samarbejdsrelation med dig, herunder kunne kommunikere og have løbende kontakt med dig eller den virksomhed, du er tilknyttet (f.eks. som medarbejder eller konsulent),

• at vi ikke kan efterkomme dine anmodninger og

• at vi ikke kan give dig brugeradgang til vores services, ydelser og systemer.

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget før du trak dit samtykke tilbage.

Hvis du har givet samtykke til at modtage nyhedsbreve og invitationer til arrangementer o.lign. via e-mail kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at benytte afmeldingslinket i e-mail-udsendelserne.

Dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).

7. Sikkerhed

I Udenrigsministeriet har vi et ledelsessystem for informationssikkerhed. Vi behandler alt data, herunder dine personoplysninger i overensstemmelse med de sikkerhedspolitikker, -processer og -kontroller, som er indeholdt i vores ISO27001 certificerede ledelsessystemer for informationssikkerhed. Det betyder at dine personoplysninger beskyttes mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

8. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: [email protected].

9. Opdatering af denne politik

Vi er forpligtet til at overholde grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Privatlivspolitik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Privatlivspolitikken kan ændres uden varsel. 

Væsentlige ændringer af Privatlivspolitikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Privatlivspolitikken.